Bedrijfsvoering

Algemeen

Bedrijfsvoering schept voorwaarden en biedt ondersteuning voor de uitvoering van de gemeentelijke taken. Dit gebeurt op meerdere vakgebieden, zoals Juridische Zaken, ICT, Financiën, Personeelszaken en meer. Bedrijfsvoering ondersteunt. Het is nodig dat deze ondersteuning aansluit bij de behoefte. Daarom stemt Bedrijfsvoering haar aanbod af met de teams die diensten leveren aan de inwoners en bedrijven. Om aan te bieden wat nodig is, schakelt Bedrijfsvoering continu tussen maatwerk en standaardisatie. Vanuit de Rijksoverheid wordt voor de bedrijfsvoering sterke nadruk gelegd op standaardisatie. Bijvoorbeeld om de gemeentebegrotingen op een zelfde manier in te delen of om de informatiehuishouding generiek te maken. Maar om in te spelen op specifieke situaties is vaak maatwerk nodig. Bedrijfsvoering moet meebewegen met de dynamiek in de organisatie maar ook goede invulling geven aan standaards om aangesloten te blijven op de ketenpartners. Om de raad meer inzicht te geven in de aard en omvang van de overhead is het hoofdstuk 'Overzicht overhead' in de begroting opgenomen.

Voor de stad

Onze organisatie werkt voor de stad. De medewerkers geven handen en voeten aan de beslissingen van de politiek. Om dat zo goed en efficiënt mogelijk te doen, organiseren wij ons dicht bij de stad. Hiervoor hebben we de organisatie ingedeeld in drie domeinen: het Ruimtelijk domein, het Maatschappelijk domein en het domein Bedrijfsvoering en Diensten. Het is een platte organisatie met korte lijnen, met medewerkers die ingezet worden op hun talent en die zich zichtbaar betrokken voelen bij de stad. Een groot deel woont in (of om) Purmerend. We hebben een open en moderne werkomgeving die het samenwerken ondersteunt. In de uitvoering van ons werk blijven we steeds zoeken naar de meest passende manier van werken. Soms direct met de stad, soms indirect.

Een grote groep medewerkers van het Ruimtelijke en Maatschappelijk domein staat in hun werk direct in verbinding met inwoners en ondernemers in de stad. Zij zien hierdoor de diversiteit aan problemen waar sommige Purmerenders mee worstelen. Zij worden uitgedaagd om zich in hun problematiek te verplaatsen en hun deskundigheid in te zetten om het wonen en leven in Purmerend een stukje beter te maken. Het werk van de medewerkers van Bedrijfsvoering en Diensten richt zich meer op de interne organisatie, het uitvoeren van wettelijke taken en het vastleggen en beheren van procedures. Computersystemen moeten goed werken en salarissen moeten op tijd worden betaald. Maar ook in dit domein houden we het blikveld breed en verbinden we de inspanningen met het grotere geheel: werken voor de stad. Hoe helpen en ondersteunen we de collega’s die in directe verbinding staan met buiten het beste. Dit levert een breed gedragen gevoel op dat het werk in de ondersteuning extra betekenis heeft.

Als organisatie zoeken we steeds naar een goede balans tussen een efficiënte en bedrijfsmatige werkorganisatie en een effectieve gemeente die uitgaat van de stad. Bedrijfsvoering en Diensten schakelt daarom continu tussen maatwerk en standaardisatie. Dit is de uitdaging waarmee we verder mee aan de slag gaan, wat in deze bestuursperiode tot uitdrukking zal komen. Daar waar dat kan, sluiten we aan bij ketenpartners in de regio zoals de provincie, het waterschap en de omgevingsdienst. Met deze partners werken we samen aan plannen en processen. Samen gaan we ons de komende periode inzetten voor de stad.

Organisatieontwikkeling

Naast politieke besluiten, zijn er externe ontwikkelingen die effect hebben op de organisatie, zoals een groeiende economie, technologische en maatschappelijke ontwikkelingen. Deze (toekomstige) ontwikkelingen brengen we in beeld en vertalen we naar effecten op teams en functies. Hierdoor krijgen we zicht op welke mensen we in de toekomst nodig hebben en kunnen we daar tijdig op inspelen (strategische personeelsplanning).

We hebben oog voor onze medewerkers en investeren in hun ontwikkeling door het bieden van kansen, zowel in doorstromen naar andere functies als opleidingen. Dit kunnen trainingen of opleidingen zijn, maar ook bijvoorbeeld stages om werkervaring op de doen. In de Week van de Mobiliteit die we al een aantal jaar samen met andere organisaties organiseren, krijgen medewerkers de mogelijkheid een grote diversiteit aan workshops te volgen om hun blik te verbreden.

Veel Purmerenders zijn tevreden over de gemeente, maar we maken ook mee dat er ontevredenheid is. Soms uit zich dat in agressie. Agressie tegenover onze medewerkers tolereren we niet en als zich een incident voordoet, handelen we adequaat. Medewerkers die vanuit hun werk te maken kunnen krijgen met agressie krijgen een training aangeboden hoe zij kunnen handelen bij boze en soms agressieve reacties.

Door de economische groei hebben we te maken met een krappe arbeidsmarkt, waarbij de concurrentie tussen werkgevers groot is. Hierdoor moeten we meer inspanningen plegen om de juiste kandidaten te bereiken en te interesseren om bij ons te solliciteren. We werken aan onze arbeidsmarktcommunicatie om ons te profileren als interessante werkgever. Om nieuwe medewerkers een goede start te geven werken we aan een introductieprogramma.

Dat we langer moeten doorwerken weten we inmiddels. Als werkgever hebben we de verantwoordelijkheid medewerkers te faciliteren om vitaal de AOW-leeftijd te halen. Leidinggevenden en medewerkers zijn hierover met elkaar in gesprek en kijken gezamenlijk wat nodig is om duurzaam inzetbaar te blijven. Kun je het werk dat je nu doet ook in de toekomst blijven doen, binnen of buiten Purmerend, hoe is het met je fysieke en mentale gesteldheid. We bieden maatwerk door per situatie te kijken naar een passende oplossing.

In 2020 treedt de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra) in werking. Dit heeft gevolgen voor onze organisatie omdat de wetgeving en cao zal gaan veranderen. Onze medewerkers krijgen bijvoorbeeld in plaats van een eenzijdige aanstelling een tweezijdige arbeidsovereenkomst. De voorbereidingen naar deze nieuwe situatie zijn inmiddels in gang gezet en zullen de komende tijd de nodige aandacht vragen.

HET BETER WERKEN

Het Beter Werken is inmiddels gemeengoed. Bijna alle teams gebruiken nieuwe werkomgevingen gericht op flexibiliteit, informatie-uitwisseling en samenwerken. De inzet in 2019 is gericht op het overgaan van de resterende teams naar Het Beter Werken. Tevens zullen in 2019 een aantal installatietechnische maatregelen geëffectueerd moeten worden om Het Beter Werken te ondersteunen via een betere klimaatbeheersing. Er wordt ingezet op uitbreiding van de verhuur van de derde en vierde etage van het Stadhuis tot een volledige benutting van de vrije vloeroppervlakte, rekening houdend met de eigen behoeften van de gemeentelijke organisatie.

Informatievoorziening

Digitalisering
De ruimte voor het gemeentelijk informatiebeleid wordt steeds meer ingekaderd door landelijk beleid. Dit beleid is onlangs herijkt onder de noemer NL DIGIbeter. De sturende werking van dit beleid gaat vooral over de standaardisatie van koppelingen. De koppelingen zijn bedoeld om informatie te kunnen delen met organisaties waarmee we samenwerken en om gebruik te kunnen maken van moderne digitale en veilige identificatiemiddelen.
Purmerend stemde binnen de VNG in met de collectivisering van informatievoorzieningen. Dit betekent dat gemeenten samen systemen en werkwijzen ontwikkelen. Met de bedoeling om hiervan ook samen gebruik te maken. Dit is een ontwikkeling die op de langere termijn effectief kan zijn. Nu zijn er nog weinig praktisch bruikbare instrumenten in samenwerking tot stand gekomen.
Voor de korte termijn blijven we gebruik maken van standaard systemen die leveranciers ons aanbieden. Deze zetten we zo goed mogelijk in voor digitale dienstverlening en de efficiency van onze interne organisatie. We kiezen doelbewust voor standaard systemen. Er mag alleen maatwerk zijn bij de inrichting van de systemen. Dit is een voorwaarde om de systemen beheerbaar en daarmee robuust te houden.
Aansluitend bij de transitie van onze organisatie is de interne ondersteuning met Informatievoorziening sterk gericht op wat er nodig is om de producten en diensten te leveren aan onze inwoners en bedrijven. Aansluitend bij de specifieke behoefte. Vandaar dat we projecten in nauwe samenwerking met de collega’s uit het Ruimtelijk en Maatschappelijk kiezen en prioriteren.

Technische infrastructuur
Door de snelle technologische ontwikkelingen in de maatschappij, merken wij in Purmerend dat we onze servers, data-opslag en andere onderdelen van de technische infrastructuur eerder moeten vervangen dan we gewend zijn. Ruim voordat de apparatuur technisch is versleten, is vervanging nodig om functioneel op peil te blijven. Deze ontwikkeling is niet van tijdelijke aard. We hebben ons vervangingsschema onder de begroting hierop aangepast.

Huur van software in plaats van koop
Leveranciers kiezen er voor om de software steeds meer als zogenaamde SaaS (software as a service) aan te bieden. Dit biedt hen de mogelijkheid om de software vaker en gemakkelijker aan te passen op wat de gemeenten nodig hebben. In Purmerend maken we hierdoor nu meer gebruik van de gehuurde software, die op de netwerken van de leveranciers staan. Deze verandering heeft verschillende effecten. Wij moeten bijvoorbeeld meer kennis en ervaring opdoen om met deze externe software te koppelen en de gegevens veilig te gebruiken in programmatuur die elders is geïnstalleerd. Een ander effect is dat het beheer in onze organisatie minder tijd gaat vragen.

Informatieveiligheid
De aandacht voor Informatieveiligheid binnen onze organisatie is nu structureel. Dit onderwerp is van belang omdat de taakuitvoering van de gemeente steeds afhankelijker is geworden van informatie. Maar minstens zo belangrijk is dat we aantoonbaar zorgvuldig moeten en willen omgaan met de gegevens over onze burgers en de bedrijven. We volgen een continu proces waarbij we ‘de lat steeds iets hoger leggen’, aansluitend bij wat ons is opgelegd met de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Daarbij gaan we steeds meer over naar het bepalen en denken van uit de risico’s die we lopen. Op basis daarvan bepalen we welke maatregelen nodig zijn en welke kosten dit met zich mee brengt.

Werken met data: DataLab
Als praktische vertaling van het ‘werken voor de stad’ merken we dat er behoefte is aan data, aan gegevens, voor een specifiek maatschappelijk vraagstuk. Hier spelen we op in om onze gegevens zo veel als mogelijk toegankelijk te maken, met in acht name van de regels voor de privacy en informatieveiligheid. Ook dit is een ontwikkeling die landelijk is terug te vinden. De VNG heeft een zogenaamde ‘high-value-list’ gepubliceerd waarbij wij worden uitgedaagd om de gegevens op deze lijst als open data aan te bieden, zodat elke inwoner en ondernemer en gebruik van kan maken.

Zaakgericht werken
De invoering van zaakgericht werken is in toenemende mate aan de orde. Deze manier van werken is bijvoorbeeld ook een leidend principe voor de ontwikkeling van het DigitaalStelsel-Omgevingswet, zoals dat nu onder regie van het ministerie van BZK tot stand komt.
Ons zaaksysteem wordt stap-voor-stap verder ingevoerd. De prioriteit ligt nu bij de digitalisering van documenten. Digitale documenten worden per zaak opgeslagen en beheerd. Dit blijkt effectief en ook veel gebruiksgemak te bieden, zoals de collega’s voor de inkomensbijstand dit nu bijvoorbeeld ervaren.

Stelsel van basisregistraties
Er wordt al jaren aan dit stelsel gewerkt. Dit zullen we ook in 2019 voort zetten. Dit gaat concreet over het toevoegen van nieuwe gegevens aan de basisgegevens en over het doorvoeren van veranderingen in de bestaande registraties. Zo is het bijvoorbeeld een ingrijpende verandering om de WOZ-waarde niet langer te baseren op de inhoud van panden maar op de gebruiksoppervlakten. Deze omzetting is verplicht. Het is ook kostbaar en arbeidsintensief.

Documentaire informatievoorziening
We vervolgen in 2019 de overgang naar volledig digitaal werken. Dit betekent dat de digitale documenten de originelen zijn en dat we geen papier meer hoeven te archiveren. Voor een deel is dit al het geval. Maar voor een groot deel nog niet en moeten we de papieren versie nog behouden, naast het digitale exemplaar. Er is nu een onvermijdelijke, weinig efficiënte, overgangssituatie die we zo snel mogelijk willen afsluiten, maar waarbij technische belemmeringen soms een rol spelen.

Betalingsgedrag

Het betalingsgedrag van de gemeente wordt beoordeeld aan de hand van het aantal dagen dat de leverancier moet wachten op bijschrijving van het gefactureerde bedrag. De gemeente hanteert als voorwaarde dat er binnen 30 dagen wordt betaald. De gemiddelde betalingstermijn van de gemeente bedraagt momenteel 25 dagen. In individuele gevallen is er sprake van termijnoverschrijding. Het beleid is erop gericht om de individuele overschrijdingen terug te dringen.